Politique de confidentialité du portail

Commissionnaires recueille des renseignements par des moyens justes et légaux. Commissionnaires respecte strictement les normes de l'industrie et les lois applicables à tous ses secteurs d'activité.

Les vérifications de casiers judiciaires de Commissionnaires est entièrement conforme aux directives canadiennes applicables en matière de protection de la vie privée et des droits de la personne, y compris la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et la Loi canadienne sur le casier judiciaire.

Reconnaissant que la vérification du casier judiciaire est une question particulièrement délicate, Commissionnaires travaille en étroite collaboration avec la Gendarmerie royale du Canada (GRC), qui réglemente l'industrie.

Commissionnaires est responsable des informations personnelles sous son contrôle et a désigné un responsable de la protection de la vie privée chargé de veiller à ce que Commissionnaires se conforme aux règles et réglementations fédérales et locales en matière de protection de la vie privée.

Commissionnaires informe et forme en permanence son personnel sur l'importance de la protection des données personnelles et vérifie régulièrement qu'il s'y conforme.

Commissionnaires exige des fournisseurs qu'ils concluent des ententes sur la protection de la vie privée et de conditions de service, qui soulignent l'importance des normes strictes de Commissionnaires en matière de protection de la vie privée et de responsabilité, et surveille leur conformité sur une base continue.

Commissionnaires maintient des systèmes et des protocoles physiques, technologiques et organisationnels pour protéger les renseignements contre l'accès, la divulgation, l'utilisation, la copie ou la modification non autorisés.

Commissionnaires possède des limites de réseau bien définies qui utilisent une solution d'infrastructure à clé publique (ICP) à jour, la même que celle utilisée par le gouvernement du Canada, la GRC et les provinces de l'Ontario et du Québec.

Cette solution ICP d'identification et d'authentification à deux facteurs est certifiée et accréditée par la GRC et la Direction de la sécurité industrielle canadienne (DSIC) de Services Publics et Approvisionnement Canada, y compris l'équipement, les installations physiques et le personnel nécessaires au traitement des informations protégées de classe B.

Toutes les informations reçues sont conservées dans des dossiers confidentiels et sécurisés, dont l'accès est limité aux seules personnes autorisées et tenues d'accéder à ces informations et à ces dossiers.

Commissionnaires met continuellement à jour et améliore ses systèmes et protocoles afin d'éviter de nouvelles menaces pour la sécurité des informations en sa possession.

Pour procéder à une vérification du casier judiciaire, il est impératif de suivre plusieurs lignes directrices :

• la vérification de l'identité de chaque candidat ou candidate
• la vérification de l'âge du candidat ou de la candidate
• l'obtention du consentement éclairé pour effectuer la recherche
• la collecte de l'autorisation de divulguer les résultats à un tiers

Commissionnaires ne recueille pas plus de renseignements personnels que ce qui est nécessaire à la prestation des services. Commissionnaires n'utilise pas les renseignements personnels à d'autres fins que celles qui sont divulguées aux personnes pour les services qui leur sont fournis.

Si Commissionnaires souhaite utiliser les renseignements personnels en sa possession à de nouvelles fins, il doit obtenir le consentement des personnes concernées avant de les utiliser. Commissionnaires ne conserve les renseignements personnels que le temps nécessaire à la prestation des services.

Au Canada, le consentement éclairé de chaque candidat ou candidate est nécessaire pour effectuer une vérification du casier judiciaire.

Pour fournir ce service par l'intermédiaire du portail en ligne, Commissionnaires a besoin du consentement explicite et éclairé des personnes auprès desquelles la collecte, l'utilisation ou la divulgation de renseignements personnels sont demandées.

Commissionnaires ne recueille aucun renseignement personnel et ne fournit aucun service sans le consentement éclairé et sans équivoque des personnes qui font appel à ses services.

Commissionnaires n'utilise pas les renseignements personnels pour des raisons autres que celles précisées pour les services fournis. Seules les informations qui ne permettent pas d'identifier des personnes spécifiques peuvent être utilisées à des fins statistiques.

Lorsqu'il utilise la plateforme en ligne, le candidat ou la candidate doit d'abord consulter un formulaire d'autorisation et de consentement délivré par la GRC et donner son accord pour autoriser la vérification du casier judiciaire au moyen d'une signature numérique.

Le candidat ou la candidate doit également donner son consentement pour autoriser la divulgation des résultats à un tiers et/ou aux agents du tiers.

Les formulaires de consentement énoncent clairement les raisons pour lesquelles Commissionnaires recueille des renseignements personnels auprès des individus. Les personnes qui ne sont pas disposées à donner leur consentement ou qui ont des questions au sujet de la collecte de renseignements personnels par Commissionnaires sont invitées à communiquer avec le responsable de la protection de la vie privée de Commissionnaires en écrivant à l'adresse suivante :

Commissionnaires conserve les renseignements recueillis pendant une période d'au moins deux (2) ans à compter de la date à laquelle ils ont été soumis, conformément aux directives des Services canadiens d'identification criminelle en temps réel (SCICTR) de la GRC. Commissionnaires se conforme à l'ensemble des lois, règlements et directives en matière de protection de la vie privée, notamment les dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), qui s'appliquent à l'exécution de ses obligations.

Commissionnaires purge les données biométriques saisies dans les trente (30) jours suivant le jour où il les a recueillies dans les systèmes Livescan. Commissionnaires conservera les renseignements nominatifs relatifs à chaque demande de vérification du casier judiciaire qu'il a reçue de la clientèle, pendant une période de deux (2) ans à compter de la date à laquelle Commissionnaires a fourni à la clientèle les résultats de la demande.

Les informations nominatives sont la date de la transaction, le nom, la date de naissance et l'adresse du candidat ou de la candidate de la clientèle qui fait l'objet d'une vérification du casier judiciaire.

Les personnes qui ont des préoccupations ou des plaintes concernant les politiques de protection de la vie privée de Commissionnaires sont invitées à contacter le responsable de la protection de la vie privée de Commissionnaires en écrivant à l'adresse suivante :

Commissionnaires s'engage à traiter et à répondre aux préoccupations et aux plaintes dans les meilleurs délais.

Sur demande écrite adressée à Commissionnaires, toute personne est informée de l'existence, du contenu, de l'utilisation et de la divulgation de ses renseignements personnels et peut y avoir accès. Les personnes peuvent contester l'exactitude et l'exhaustivité des informations en possession de Commissionnaires et les faire modifier le cas échéant.

Commissionnaires permet aux individus de consulter et de contester les renseignements personnels en sa possession. Les personnes souhaitant accéder à leurs renseignements personnels sont invitées à en faire la demande par écrit à l'adresse suivante

Commissionnaires s'engage à traiter les demandes d'accès individuel et à y répondre dans les meilleurs délais.